VACATURE: Office Manager

013 is op zoek naar een dynamisch organisatietalent, van nature een spin in 't web, communicatief zeer vaardig, extravert en service- en doelgericht. Een flexibele dienstverlener 'pur sang' die om kan gaan met de hectiek en grilligheid die nu eenmaal bij een dynamische organisatie als 013 hoort. Jij regelt het wel!

Eigenlijk pak je alles aan wat op je pad komt. Als Office Manager ben je de ruggengraat van de afdeling Operations. In deze brede functie met zeer uiteenlopende werkzaamheden is geen dag hetzelfde voor jou. Je hebt binnen de organisatie een spilfunctie, waarbij je veel ballen in de lucht houdt. Je staat stevig in de schoenen en hebt een hands-on mentaliteit. Is 'verwacht het onverwachte' de kers op jouw taart?, solliciteer dan naar deze veelzijdige functie.

Wat zijn je kerntaken?

Secretariële ondersteuning van de managers binnen de afdeling operations

• Diverse administratieve zoals archiveren, postverwerking, telefoon- en e-mailverkeer.
• Regelt afspraken en plant mede het werk.
• Aanspreekpunt voor andere afdelingen.
• Beheren van agenda's.
• Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad kantoorartikelen en het verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor).
• Beheren van archief en contracten.
• Het agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen, bijeenkomsten en vergaderingen.
• Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo's, brieven, verslagen en rapporten.
• Relaties die een afspraak hebben met de managers worden door jou gastvrij ontvangen. 
• Ondersteunen bij projecten.

Leidinggevende dagboxoffice

• Het mede bepalen en zorgdragen voor de uitvoering van de afdelingsdoelstellingen.
• Zorg dragen voor een gemotiveerd, klantgericht en zelfstandig team.
• Voeren van functioneringsgesprekken met de medewerkers.
• Verdelen van het werk.
• Optimaliseren van de interne en externe communicatie

Optimaliseren kantoororganisatie :

• Efficiëntie bewaken en verbeteren door het beheren en implementeren van diverse systemen, inrichting en de aankoop van apparatuur.
• Inrichting kantoor en -omgeving.
• Inkoop en beheer office supplies.
• Houdt het kantoor en de kantooromgeving op orde.

Vereisten 

• HBO werk- en denk niveau met specialistische opleiding.
• Ruime werkervaring binnen een vergelijkbare functie.
• Leidinggevende ervaring.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse (en Engelse) taal.
• Affiniteit/feeling met onze business.

Bijzonderheden

De werkrelatie is gebaseerd op vertrouwen. De office manager stelt zich dan ook zakelijk en professioneel op. Het werken voor onze managers vraagt om neutraliteit, integriteit en absolute geheimhoudingsplicht. 

Wij bieden

• Een uitdagende functie in een prikkelende, informele maar professionele werkomgeving.
• Ontwikkelkansen met (maatwerk) opleidingen/trainingen.
• 25 vakantiedagen.
• Deelname aan prima pensioenregeling.
• Gratis toegang tot alle concerten en evenementen van 013. 
• Salarisindicatie: brutoloon per maand bij 32 uur per week, afhankelijk van leeftijd en ervaring tussen € 2.122 en € 3.092 per maand, functieniveau 7, CAO Nederlandse Poppodia en -Festivals.

Solliciteren kan t/m maandag 28 oktober 2019

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met Björn van Hamond, Bjö[email protected] of bel 013-4609500.

013 streeft naar (culturele) diversiteit in haar organisatie. We nodigen daarom nadrukkelijk geïnteresseerden met een andere (dan een Nederlandse culturele) achtergrond uit om te solliciteren.

Sollicitatie voor deze functie verloopt via Homerun.